Время вынужденной самоизоляции в связи с распространением коронавирусной инфекции каждый старается использовать с пользой. В своей частной жизни люди проходят онлайн-курсы повышения квалификации, доделывают накопившиеся дела и даже осваивают новую профессию. Что касается жизнедеятельности компаний, то руководители и тут стараются сделать все возможное, чтобы к моменту выхода из карантина фирма вышла, во-первых, с минимальными потерями, а во-вторых — с некоторыми бонусами.
Сейчас, когда первый момент паники остался в прошлом, пришло время сделать все то, на что в обычной жизни не хватало времени. Например, заняться организацией архива, ведь порядок в документах — залог успеха в делах.
Если вы ходите на работу
Те компании, которые по закону имеют право продолжать свою деятельность, могут полностью сформировать архив за время вынужденной самоизоляции.
Особенно актуально это для тех, кто продолжает работать, но у кого снизилось число заказчиков, то есть освободилось время. Его можно провести с пользой: разобраться в том, как правильно создавать архив и, наконец, сделать это. Вам в этом помогут консультации специалистов компании Первый городской архив, а также внимательное изучение законодательных актов.
Если компания не работает или работает на удаленке
Если же весь персонал вашей фирмы находится дома (неважно, работает на удаленке или просто сидит на карантине), то полностью завершить работу с архивом не удастся. Но зато вы можете выполнить всю подготовительную работу:
- разобраться в том, что вообще требуется хранить по закону;
- проанализировать, есть ли у вас какой-то электронный архив или его нужно полностью создавать с нуля;
- продумать все категории документов и создать классификацию, это поможет в дальнейшем очень быстро и легко разложить бумаги по группам;
- продумать место хранения, возможно, это будет помещение в вашем офисе, тогда вам нужно будет не только оборудовать его в соответствии с требованиями, которые предъявляют к хранению бумаг, но и заказать стеллажи, папки, короба для хранения, а возможно, вас привлечет внеофисное хранение от компании pga-spb.ru (важный плюс — в этом случаю всю архивную обработку берут на себя профессионалы).
После карантина
Когда все ограничительные меры будут сняты, вы сможете завершить создание архива и, что очень важно, непременно продолжать вести его и поддерживать бумаги в порядке и дальше.
Это поможет сэкономить время ваших сотрудников, сделать их работу более эффективной. Результаты будут достигнуты быстрее, а прибыль — начнет расти еще интенсивнее.
